上海房地產經紀機構備案規范辦理的資料和步驟如下：

一、辦理資料：

1. 《上海市房地產經紀機構備案證明申請表》。
2. 機構營業執照、法人身份證明、經辦人身份證明。
3. 3名及以上房地產經紀人證書復印件。
4. 辦公場所證明。
5. 管理制度文本。
6. 其他必要的證明材料。

二、辦理步驟：

1. 機構先核名，獲取《企業名稱自主申報》系統賬號，并填寫核名信息提交，核名通過后打印《企業名稱預先核準告知書》。
2. 打印《上海市房地產經紀機構備案信息表》并填寫業務開展情況及管理情況等信息，同時準備上述所需材料。
3. 到上海市房地產經紀協會（威海路755號港匯中心一樓）辦理備案手續，領取《上海市房地產經紀機構備案證明》。在提交材料時還需注意查驗窗口是否收取所需材料。
4. 如相關材料經查驗或復審不合格，會當場告知需補正材料，并繳納相關費用。

以上內容僅供參考，辦理前建議咨詢相關部門，確保準備Zui合適的資料。